Collegamento obbligatorio POS – Registratore Telematico dal 2026: cosa cambia per negozi e professionisti

Dal 1° gennaio 2026 diventa obbligatorio il collegamento tra POS (fisico o virtuale) e Registratore Telematico (RT) o software equivalente.

Si tratta di una novità introdotta dalla Legge di Bilancio 2025 n. 207/2024, art. 1 commi 74 e 77, e attuata dal Provvedimento Agenzia delle Entrate n. 424470 del 31 ottobre 2025. 

L’obiettivo è creare un flusso automatico, continuo e sicuro tra l’incasso elettronico e la registrazione fiscale del corrispettivo: ogni pagamento fatto con carta, bancomat o wallet deve “parlare” direttamente con il registratore telematico.

Vediamo in modo semplice cosa comporta l’adempimento e cosa bisogna fare per essere in regola.

1. Che cosa prevede la nuova regola

In pratica, per ogni punto vendita:

• ogni POS deve essere associato in modo univoco a uno specifico Registratore Telematico (o software RT);
• non è richiesto alcun collegamento fisico tra i due apparecchi:

l’abbinamento avviene tramite un servizio web nell’area riservata “Fatture e Corrispettivi” dell’Agenzia delle Entrate;

• nel documento commerciale dovranno risultare in modo chiaro:
  • la forma di pagamento (carta, bancomat, wallet, ecc.);
  • il relativo importo. 

I dati dei pagamenti elettronici, insieme ai corrispettivi, saranno poi trasmessi all’Agenzia delle Entrate una volta al giorno, in forma aggregata.

2. Quali dati vanno registrati per ogni POS

Per ogni terminale POS (o software di pagamento) occorre indicare:

• codice identificativo univoco del POS;
• codice identificativo del Registratore Telematico, che deve essere già censito e attivato;
• indirizzo dell’unità locale in cui gli strumenti sono utilizzati.

Queste informazioni si inseriscono tramite la funzione “Accreditamento e censimento dispositivi” del portale Fatture e Corrispettivi, direttamente dal contribuente oppure tramite un intermediario delegato (ad esempio il commercialista). 

3. Scadenze: entro quando fare il collegamento POS–RT

Le scadenze cambiano a seconda della situazione in cui si trova l’esercente:

1. a) POS già attivi al 1° gennaio 2026

Per i POS che risultano già operativi a inizio 2026, il collegamento con l’RT deve essere effettuato:

• entro 45 giorni dalla data in cui sarà reso disponibile il servizio web nell’area riservata dell’Agenzia delle Entrate (la data sarà comunicata con apposito avviso).

1. b) POS attivati dopo il 31 gennaio 2026

Per i nuovi POS attivati dopo il 31/01/2026, il collegamento deve essere fatto:

• dal 6° giorno del secondo mese successivo alla data di disponibilità del POS
• fino all’ultimo giorno lavorativo di quello stesso mese.

Esempio (quello riportato anche dall’Agenzia): se il POS è disponibile dal 1° febbraio 2026, il collegamento potrà essere effettuato dal 6 aprile al 30 aprile 2026.

1. c) Cambio POS o Registratore Telematico

In caso di sostituzione del POS o del RT già collegato, valgono le stesse regole previste per i nuovi POS attivati dopo il 31 gennaio 2026. 

4. Cosa devono fare concretamente negozianti e professionisti

Riassumendo, i passaggi operativi sono:

5. Accedere alla propria area riservata su Fatture e Corrispettivi.
6. Utilizzare la funzione dedicata al “collegamento POS–RT” o “Accreditamento e censimento dispositivi”.
7. Inserire i dati identificativi:
   • ID POS,
   • ID RT,
   • indirizzo dell’unità locale.
8. Aggiornare l’abbinamento ogni volta che si cambia POS o registratore telematico.
9. Controllare i documenti commerciali per verificare che riportino correttamente:
   • forma di pagamento,
   • importo del pagamento elettronico.
10. Perché è importante muoversi per tempo

Anche se l’obbligo scatterà dal 1° gennaio 2026, conviene:

• verificare già ora con il fornitore del POS e con il tecnico del Registratore Telematico se gli strumenti sono pronti per gestire il nuovo flusso di dati;
• programmare con calma l’accesso al portale Fatture e Corrispettivi per il censimento dei dispositivi, soprattutto se si gestiscono più punti vendita o più POS;
• formare il personale di cassa sulle nuove regole di emissione del documento commerciale.

6. Il supporto dello Studio

L’adempimento in sé è digitale, ma può creare qualche complicazione operativa, soprattutto per chi ha:

• POS diversi per incassi online e in negozio;
• più RT o software gestionali collegati;
• catene di punti vendita o franchising.

Come Studio possiamo:

• verificare la situazione dei tuoi POS e RT;
• assisterti nel censimento e nel collegamento tramite il portale Fatture e Corrispettivi;
• aiutarti a definire una procedura interna semplice per i tuoi addetti alla cassa, in modo da arrivare al 2026 senza corse dell’ultimo minuto.

Se hai un negozio, un bar, un ristorante, oppure sei un professionista con incassi a mezzo POS, ti consiglio di valutare già nel 2025 l’adeguamento per evitare problemi e possibili contestazioni future.

Per qualsiasi dubbio sul collegamento POS–Registratore Telematico o sulle altre novità fiscali collegate ai corrispettivi telematici puoi contattarmi in Studio.